De toekomst van interne communicatie is interactief.

Dat is onze overtuiging maar ook die van onze klant Scania, het internationale Parts Center gevestigd in Oudsbergen. Ze overwogen om hiervoor op termijn een sociale technologie app te lanceren, maar toen kwam corona. Plots werd de nood aan regelmatig en direct contact met hun magazijnmedewerkers immens groot. Ze beslisten om de app versneld in te zetten en namen f-use onder de arm om hen daarin te begeleiden. Want de tijd om dit rustig voor te bereiden, viel helemaal weg: in 1 week tijd gingen ze ‘live’.

In deze reflectie geven we enkele universele suggesties mee om met interactieve interne communicatie succesvol van start te gaan. Zin in meer? Scroll dan verder en bekijk het webinar van Vonk (50 min) over deze case. Of je neemt gewoon contact met ons op om te sparren rond jouw uitdaging.

Tip 1: neem de zorgen van je directie weg

Voor de interne communicatiedienst van Scania was het belangrijk om de directie enthousiast en actief mee te krijgen in dit verhaal. Die had echter zorgen over mogelijk negatief gebruik of misbruik van de app. Daarom stelden we voor om de interactie geleidelijk open te stellen, op het tempo van de adoptiegraad (% aanwezige medewerkers op de app) waardoor het als een informatiekanaal werd gestart. Dat gaf ons de tijd om een policy voor reactiebeheer uit te werken. Dit gaf rust aan de directie zonder te moeten inboeten aan snelheid.

Open de interactiemogelijkheden op het tempo van je directie en de adoptiegraad

Tip 2: dompel je management onder in het interactieve bad

Een interactief communicatieplatform zonder de actieve aanwezigheid van directie en management wordt nooit een succes. Bekijk het vanuit het standpunt van de medewerkers: waarom zouden ze hierop aanwezig zijn als de directie de grote afwezige blijkt? Is dat kanaal dan wel belangrijk?

Bij Scania wordt elke vrijdag het contentplan van de sociale media app voor de volgende week tijdens het directieteam besproken en verfijnd. Elk directielid krijgt ook acties toegewezen zodat ieder directielid actief posts plaatst op het platform.  Ze doen dat zelfs met video, gewoon opgenomen in hun bureau met hun eigen laptop of smartphone zonder tussenkomst van een videotechnicus!

De supervisors kregen een digitaal traject om te leren hoe ze binnen hun team interactie kunnen stimuleren op de app.

Ondersteun directie en management in hun digitale communicatierol

Tip 3: herdenk je communicatiematrix

Starten met sociale technologie heeft een impact op je andere interne communicatiekanalen. Pak je communicatiematrix er dus bij en herdenk de manier waarop je elk kanaal zo succesvol mogelijk kan inzetten. Denk ook na over hoe je ervoor kan zorgen dat de kanalen elkaar maximaal versterken.

Sociale technologie versterkt de andere communicatiekanalen en omgekeerd

Tip 4: zet de juiste tone of voice

Posts in een sociale media app schrijf je in een andere schrijfstijl dan teksten voor een nieuwsbrief of voor een intranet.

• gebalder
• beeldender
• met begeleidende illustraties
• met een call to action
• gevarieerde onderwerpen
• relevante onderwerpen
• menselijk en persoonlijk

Interactieve communicatie moet je voeden

Tip 5: bekijk het webinar (50 min) en haal er jouw extra tips uit

Tip 6: contacteer ons met jouw uitdaging

Plannen om met sociale technologie te starten of om er interactief leven in te blazen? Contacteer ons gerust om vrijblijvend mee te denken!

Deel deze post met je vrienden