Hoe krijg je in korte tijd een groot aantal gerichte verbetertips van een grote groep mensen ?
In deze reflectie nemen we je mee in een workshop aanpak waar je zelf mee aan de slag kan.

Aanleiding was de volgende pittige vraag van een klant :

“Kun je een korte* workshop geven voor ongeveer 25 leidinggevenden met als resultaat slimme verbeterpunten voor ons overlegmodel ?”

* Kort betekent in dit geval 50 minuten, net na de middagpauze.

Ontwerp nu even met ons mee …

Het ontwerp

Naast onze gebruikelijke aandachtspunten voor workshops:

• iedereen leert
• iedereen doet mee
• focus op oplossingen
• deelnemers geven richting
• een positieve ervaring

voeg je er meteen een aantal specifieke aan toe, passend bij de uitdaging (kort, na de middag en grote groep):

• snel thema’s laten kiezen
• eerst veel laten doen
• pas dan laten praten
• rechtstaand werken (tegen de middagdip)
• regie en tempo houden

Vervolgens duik je in de documenten die je ter beschikking krijgt en ontwerp je workshopmateriaal waarmee de deelnemers gericht aan de slag kunnen:

• scorebladen
• scorestickers
• themaposters

Daarmee ga je puzzelen.

Je beslist om in 4 ronden te werken

1. Focus bepalen
2. Reflecteren en oplossingen genereren
3. Oplossingen delen en bespreken
4. Engagement vragen en bedanken

Het verloop

Voorbereiding

1. Centraal in de ruimte staan tafels waarop je de scorebladen klaarlegt.
   Voldoende uit elkaar zodat het geen gedrum wordt.
2. De themaposters hang je aan de muur.
   Die zijn vooraf vormgegeven, maar de thema’s zelf komen er pas bij in ronde 2 (de ‘gekozen thema’s).
3. Op de tafels aan de muren leg je post-its en stiften klaar, minstens 1 voor elke deelnemer.
4. Bij het binnenkomen overhandig je elke deelnemer een set van scorestickers, precies genoeg om 1 stem  uit te brengen per scoreblad.

Ronde 1: focus bepalen – 10 minuten

Hiervoor gebruik je scorebladen. Elk met 1 duidelijke stelling en scoremethodiek. Iedere deelnemer plakt zijn scorestickers (1 sticker per scoreblad).

In minder dan 10 minuten tijd heb je een duidelijk zicht op de thema’s waarrond de groep verder zal werken in ronde 2. Dat zijn de ‘gekozen thema’s’.

Vooraleer je naar ronde 2 overstapt, sluit je deze ronde nog af door alle scores plenair kort te overlopen.

Ronde 2: reflecteren en oplossingen genereren – 10 minuten

Je nodigt nu de deelnemers uit om minstens 1 oplossing of idee te bedenken voor 1 van de gekozen thema’s.
En om dat idee duidelijk op 1 post it neer te schrijven. Iedereen werkt dus individueel.

In tussentijd hang je elk scoreblad van de gekozen thema’s bij een poster aan de muur.

Ronde 3: oplossingen delen en bespreken – 25 minuten

Plenaire bespreking: je vraagt wie een idee heeft voor 1 van de gekozen thema’s.

Dan start hierover een gesprek waarbij je vraagt naar verwante oplossingen (helpt om te clusteren) en daarna naar nieuwe ideeën (voor een tweede cluster, enzovoort).

Je laat de post its telkens ophangen bij de juiste poster en in de juiste cluster. Wissel ook van thema en geef de mensen de kans om te liften op elkaars inbreng en zo nieuwe ideeën te genereren. Laat die op een nieuwe post it schrijven.

Een vrijwillige verslaggever noteert wat er bij elke post-it wordt verteld.

Ronde 4: engagement vragen en bedanken – 5 minuten

Eindig met een bedanking en een oproep voor vrijwilligers om de ideeën concreet uit te werken met je opdrachtgever.

Met de verslaggeving, de posters, de gesigneerde post its en de vrijwilligers heeft de opdrachtgever nu heel wat materiaal en hulp om met de verbetertips aan de slag te gaan.

Wil je zelf met deze workshopformule aan de slag ? Download dan het draaiboek-reflectieworkshop-werkinstrumenten.

Met interesse gelezen? Danku om te delen!