Ruim op tijd voor de bijeenkomst stap je het lokaal binnen. Je zet de ramen open en laat licht en lucht volop binnenstromen. Je herschikt het meubilair en op elke plek leg je een zelfontworpen notaboekje. Het resultaat nodigt uit en ook je houding toont een warm welkom.
De mensen komen binnen en kijken blij verrast. Tot Kasper zijn entree maakt en zich zuchtend neerploft op een stoel. Je voelt het meteen: dit zal niet lopen zoals gedroomd.

De enthousiaste sfeer die jij in het lokaal had gebracht krijgt meteen een andere kleur. Kasper’s gedrag heeft immers onmiddellijk effect op de emotie van de anderen en op die van jou. Het zijn zeer uiteenlopende emoties:

• Boos
• Onzeker
• Verveeld
• Machteloos
• Teleurgesteld

Hoe ga jij daarmee om ?

• Maak je dit bespreekbaar of negeer je het ?
• Spreek je Kasper aan of eerder de groep ?
• Hoe ga je om met de druk op de timing van de bijeenkomst ?
• Hoe ga je om met je eigen gevoel bij dit alles ?

Als dit bij mij gebeurt pak ik het vast. Vanuit de overtuiging dat het resultaat van de bijeenkomst evenredig is met de manier waarop de mensen erin zitten. En als ze er negatief inzitten, dan wordt het ook een ondermaats resultaat.

• Ja, ik maak dit dus bespreekbaar
• In eerste instantie spreek ik Kasper aan (mogelijk later ook de groep)
• Ik parkeer mijn stress over de timing (best een lastige)
• Ik parkeer mijn eigen gevoel bij dit alles (ook een lastige)

Emoties bepalen voor een belangrijk deel wat er gebeurt.

Wij kiezen bij f-use ook altijd voor een positief proces. De uitdaging bestaat er dus in om die negatieve emoties om te buigen naar iets positief en constructief. Niet gemakkelijk maar doenbaar. Hier een aantal tips die werken.

Eerste aandachtspunt – aandacht geven

Nodig Kasper uit om te vertellen waar hij mee zit. Bereid je voor op een klaagmoment en de mogelijkheid dat andere deelnemers daarin meegaan. Ze zullen dus divergeren rond zijn probleem en dat kost tijd, soms veel tijd. Wees je ervan bewust dat je stressgehalte over de timing dus nog hoger wordt.

Wat je voelt hangt samen met wat je denkt.

Tweede aandachtspunt: hefbomen zoeken

Zoek naar aanknopingspunten in het gesprek waarmee je Kasper weer op het spoor van het thema van de bijeenkomst krijgt. Maak dus de nodige inhoudelijke verbindingen en vooral deze die je als lichtpuntjes kan inzetten.

Een voorbeeld: Kasper vindt dat de leidinggevenden te weinig rekening houden met hoe zij ‘in het werk’ zitten. Wanneer deze bijeenkomst dan gaat over een intern project (zoals bij f-use het ontwerp van een instrument om een interne communicatie-uitdaging aan te pakken), kun je dat aspect in de verf zetten. Dit project is er immers omdat het management daarin gelooft wat bewijst dat ze wel rekening houden met hoe de mensen ‘in het werk’ zitten. Wees zorgvuldig in de manier waarop je dit brengt en doe het bij voorkeur niet confronterend.

Derde aandachtspunt – je eigen gevoel delen

Wanneer er echt te veel stress komt op de tijd of wanneer je eigen gevoel te veel in de weg zit, zeg dat dan. En zeg er meteen bij dat je toch het verhaal van Kasper wil horen. Dat is de EN, EN regel. Het helpt jou om je eigen emoties te parkeren en terug open te staan voor de andere en het helpt Kasper en de groep om ook rekening te houden met hoe jij je voelt.

Een voorbeeld: “Ik ben nu even bang dat we niet genoeg tijd gaan hebben voor wat ons in deze bijeenkomst te doen staat, maar ik wil wel graag naar het einde van jouw verhaal luisteren en bespreken hoe we daarmee rekening kunnen houden.”

Emoties hebben voorrang

Onderzoek ze

Geef ze ruimte

En dan kun je verder

Deze aanpak heeft ons al mooie resultaten opgeleverd. In een aantal gevallen zelfs met een nog beter resultaat dan initieel verwacht, ondanks de ingekorte tijd. Simpelweg omdat de mensen zich gehoord voelen en we blokkades hebben kunnen ombouwen tot oprechte interesse en engagement.

Ik weet het, deze situatie is de jouwe niet en neergeschreven lijkt het simpeler dan het in werkelijkheid is. Maar ook ik blijf oefenen om dit telkens beter te doen, ook met situaties van anderen. Je mag me dus altijd contacteren als je hierin vast loopt.  Door samen te ‘sparren’ komen we zeker tot een oplossing die bij jou en je situatie past.

Tot gauw!

Ann

Met interesse gelezen? Danku om te delen!